Wirtualne biuro jako siedziba firmy cechuje się outsourcingiem częściowej lub pełnej obsługi biurowej. Co ważne – odbywa się to bez obecności przedsiębiorcy pod danym adresem, z jednoczesnym zachowaniem przywilejów identycznych jak w przypadku prowadzenia klasycznej formy.

Mówiąc prościej – zachowujemy pełną obsługę recepcyjną, obsługę korespondencji, własną linię telefoniczną i opiekę prawną, bez konieczności fizycznego przebywania w danej lokalizacji.

Posiadając tak komfortową alternatywę jednym z pierwszych, nasuwających się pytań jest to, dotyczące rejestracji podatnika VAT.
Wirtualne biuro a status podatnik

Wirtualne biuro a status podatnika VAT dawniej

Podejście, jakoby przedsiębiorca wykazujący siedzibę działania w tzw. wirtualnym biurze narażał się na odmowę nie jest bezpodstawne. Jeszcze kilka lat temu faktycznie przedsiębiorcy zmagali się z trudnościami, wynikającymi głównie z faktu, że zarówno system, jak i poszczególni urzędnicy nie znali sposobu funkcjonowania biur online. Co więcej – organy podatkowe twierdziły, że firmy rejestrowane w ten sposób stwarzały ryzyko wyłudzeń.

A dziś, czy można zarejestrować VAT w wirtualnym biurze?

Na szczęście rosnąca popularność wirtualnych biur przyczyniła się do znaczących zmian. Weryfikacja ta odbyła się w oparciu o art.96 ust. 4 danych podmiotu pod kątem przesłanek z ustawy z 11 marca 2004 roku. Zgodnie z nią naczelnik urzędu skarbowego może odmówić rejestracji firmy od podatku VAT jedynie w przypadku czterech, poniższych sytuacjach:

  • Gdy dane podane w zgłoszeniu nie są zgodne z rzeczywistością,
  • Gdy nie istnieje zgłaszany podmiot,
  • Gdy pomimo udokumentowanych prób nie istnieje możliwość skontaktowania się z podmiotem (ewentualnie z jego pełnomocnikiem),
  • Podmiot nie stawia się na wezwania sądowe.

Tak sztywne ograniczenie i wymienienie przypadków utrudniających rejestrację VAT zmniejsza ryzyko odmowy. Oznacza to zatem, iż wirtualne biuro jako adres siedziby podatnika nie jest argumentem (przynajmniej w założeniu) do odmowy lub utrudnionego procesu rejestracji.

Powyższe wzmianki potwierdziły dotychczasowe wyroki sądowe, które uznały, że użycie adresu wirtualnego nie może być prowodyrem do wystawienia negatywnej decyzji. O ile owszem, można zakwalifikować ją jako czynnik podwyższonego ryzyka, o tyle dotyczy on jedynie nieświadomych klientów, którzy nie zdają sobie sprawę z powyższych przepisów.

Wirtualne biuro a kontrola skarbowa

Tworząc wniosek i poddając się weryfikacjom musimy zdać sobie sprawę z ważnych aspektów obu stron transakcji. Po pierwsze – sam proces ma na celu wyeliminowanie błędów i wyłudzeń, co z punktu widzenia prawnego jest działaniem słusznym i uzasadnionym (zwłaszcza, że polskie prawo nie precyzuje jak dokładnie powinien przebiegać ów proces). Kontrola i sprawdzenie słuszności wnioski jest więc krokiem niezbędnym – nie powinien więc dawać przesłanek do niepokoju. Po drugie – jako przedsiębiorca – musisz być świadomy powyższej ustawy i wytycznych z nią związanych (głównie w celach weryfikacyjnych), dzięki czemu będziesz przygotowany na ewentualne pytania lub dalsze, podejmowane kroki weryfikacyjne.