Przedsiębiorcy, którzy szukają sposobów na pracę zdalną oraz firmy optymalizujące koszty, często interesują się ofertą wirtualnych biur, analizując przy tym wszelkie „za” i „przeciw”.

Prowadzenie biznesu w trybie e-office cieszy się popularnością od przeszło 20 lat, co naturalnie spotęgowało ilość pytań i związanych z tym spekulacji. Aby odpowiedzieć na te najczęściej pojawiające się zapytania zebraliśmy wszystkie za i przeciw, które z pewnością pozwolą rozwiązać kilka powstałych do tej pory wątpliwości.

Skąd ten pomysł i kto powinien się zainteresować ofertą wirtualnego biura?

Zanim przejdziemy do konkretów – przypomnijmy jakie jest założenie wirtualnego biura i skąd wziął się pomysł na jego powstanie.

Najprościej mówiąc: jest to forma usługi polegającej na outsourcingu naszej obsługi biurowej, bez jednoczesnej konieczności fizycznej obecności w podanej lokalizacji. Pomysłodawcą takiego rozwiązania był Ralph Gregor, który w 1994 roku przeprowadził istotną obserwację społeczną. Wnioski które wyciągnął pozwoliły sądzić, iż wiele przedsiębiorców nie ma potrzeby prowadzenia fizycznego biura – m.in. ze względu na dodatkowe, duże koszty.

Idea, którą zaproponował Ralph dość szybko znalazła rzeszę fanów, a sam pomysłodawca do dziś odnosi spore sukcesy na tle zawodowym.

Korzystanie z wirtualnego biura zalety.

Po pierwsze – wbrew panującym mitom wirtualny adres nie stawia przedsiębiorcom ograniczeń. Właściciele firm z tak utworzoną lokalizacją z powodzeniem korzystają z np. usług księgowych, zatrudniając przy tym szeroką kadrę pracowników. Zatem pogląd jakoby e-biznes związany był z ograniczeniami jest zupełnie bezpodstawny i daleki od prawdy.

Po drugie – wiodącą zaletą, będącą głównym determinantem zakładania wirtualnych adresów, jest zmniejszenie wysokości stałych opłat – głównie związanych z wynajmem i mediami. Optymalizacja kosztów jest więc niezwykle atrakcyjnym rozwiązaniem, zwłaszcza w przypadku małych i średnich przedsiębiorstw.

Po trzecie – założenie zdalnego adresu jest dla przedsiębiorcy niezwykle proste, bowiem większość zadań wykonuje za niego zaufana firma. Wszelkie dodatkowe usługi z tymi związane są swoistym kołem ratunkowym dla niezdecydowanych lub początkujących biznesów, zwłaszcza tych, którzy wciąż zastanawiają się jak założyć wirtualne biuro.

Po czwarte – e-biznes gwarantuje sporą swobodę, dzięki której możem zarządzać firmą z dowolnej lokalizacji na świecie.

Po piąte – w bardzo prosty sposób zyskać możemy atrakcyjny i prestiżowy adres, w np. największych miastach w Polsce. Dogodna lokalizacja jest szansą na dotarcie do klientów spoza danego regionu, a także na wzmocnienie budowanej marki na rynku. Ostatecznie stworzona w ten sposób wizytówka firmy zachęca do m.in. skontaktowania się czy skorzystania z proponowanych usług.

To oczywiście nie są jedyne zalety posiadania wirtualnego biura – ich ilość i rodzaj w dużej mierze uzależniony jest od specyfiki prowadzonego biznesu, o czym warto przekonać się samodzielnie.

Korzystanie z wirtualnego biura wady

Należy nadmienić, iż założenie wirtualnego adresu nie jest doskonałym rozwiązaniem dla każdego przedsiębiorcy. Zatem – dla kogo wirtualne biuro nie będzie dobrym rozwiązaniem?

Mówiąc wprost: najważniejszym determinantem zadowolenia są wynegocjowane warunki umowy, a wykupiony i dopasowany abonament decyduje o tym, czy jesteśmy odpowiednią grupą odbiorczą dla tej usługi. Ponadto, zyskany w ten sposób prestiż to tzw. miecz obosieczny. Kluczowe jest zatem znalezienie zaufanej firmy, która zagwarantuje nie tylko atrakcyjną lokalizację, ale również uczciwe warunki, konkurencyjną cenę i bezpieczeństwo.